طبق مطالعه ای که در سال 2011 انجام شد، «ایمیل» به طور خاص در درک
کارمندان از احساس استرس یا فشار زیاد نقش مهمی ایفا می کند. نویسندگان این
تحقیق، نتیجه گرفتند که inbox ایمیل نمادی از استرس و حجم زیاد کار
است.همچنین گزارش مکنزی در سال 2012 نشان داد که کارمندان تقریبا 28 درصد
زمان شان را در محیط کار صرف پاسخ دادن، خواندن و نوشتن ایمیل می کنند. یک
فرد به طور متوسط بالای 70 بار در روز ایمیلش را چک می کند و گاهی این
مقدار به 350 بار در روز نیز می رسد!شرکت ها باید به این موضوع توجه کنند.
کارمندانی که کنترل بیشتری بر روزهایشان دارند، به طور کلی حس رضایت بیشتری
نیز در محیط کار خواهند داشت. و جای شگفتی نیست که سطوح بالای استرس، با
عملکرد پایین تر در ارتباط است. به طور واضح، باید «ایمیل» را به ابزاری
برای عملی کردن اولویت هایمان تبدیل کنیم. اما اولین قدم «داشتن اولویت های
واضح» است
اولویت های شما چیست؟
اولین کاری که باید انجام دهید این است که یک لیست از همه وظایفی که
روزتان را شکل می دهد-از پاسخ دادن به تماس های تلفنی تا از عهده برآمدن
پروژه های عظیم- تهیه کنید. موارد بزرگ را به گزینه های کوچک تر تفکیک
کنید. به عنوان مثال اگر باید گزارشی برای رئیس تان در مورد نحوه استخدام
زنان بیشتر در هیات مدیره شرکت بنویسید، باید با تفکیک آن به قسمت های کوچک
تر شروع کنید: ممکن است با تحقیق در مورد «تعداد زنانی که در حال حاضر در
حال خدمت به هیات مدیره شرکت ها هستند»، «استخدام کنندگانی که در یافتن
زنان برتر در صندلی های هیات مدیره تخصص دارند» و «زنان برتر در صنعتتان»
شروع کنید. سپس باید بتوانید با نوشتن گزارش یا ارائه اطلاعاتی که داشته
اید کارتان را شروع و پیش از جلسه بعدی با رئیس تان آن را پالایش کنید.
اگر این لیست را داشته باشید، می توانید شروع به دسته بندی آن کنید.
ماتریس مدیریت زمان «کاوی» (Covey) ابزاری خوب برای این کار است. کاوی
وظایف را در چهار ربع دایره قرار می دهد:
ربع اول:وظایفی که مهم و ضروری هستند. این وظایف شامل واکنش به بحران ها یا ضرب الاجل های دشوار می شود.
ربع دوم:وظایفی که مهم هستند، اما ضروری نیستند. به ایجاد رابطه، برنامه ریزی و آماده سازی فکر کنید.
ربع سوم:وظایفی که ضروری هستند، اما مهم نیستند. این جایی است که بسیاری از ایمیل های ما را شامل می شود.
ربع چهارم:وظایفی که نه مهم هستند و نه ضروری. این مورد بسیار بدیهی است.
بیشتر زمان ما صرف ربع اول و سوم (حوزه ایمیل) می شود. اگر زمان بسیار
زیادی در ربع چهارم صرف کنید، شما یک مشکل بسیار جدی دارید. تا جای ممکن از
این وظایف خود را رهایی دهید. گرچه ربع دوم، توجهات کافی را به خود جلب
نمی کند. اینها وظایفی هستند که نیازمند زمان شما هستند، شاید برای اینکه
به آرامی فکر کنید و برای گام های بعدی برنامه ریزی کنید
پالایش اولویت هایتان
مزایای تهیه لیست و دسته بندی این است که این کار شما را آماده می سازد
تا لیست معناداری از «بایدها» تهیه کنید و بهتر به این سوال پاسخ دهید که
«اکنون چگونه زمانم را به بهترین شکل سپری کنم؟» این کار مکالمه با
همکارانتان در مورد حجم کار را بهره ورتر می سازد. وقتی اولویت های خود را
می شناسید، می توانید از داده های افراد دیگر برای پالایش آنها استفاده
کنید. در صورت مواجه شدن با مسوولیت یک پروژه دیگر، اگر هر فردی بداند که
اولویت های هم تیمی های دیگر چیست، تیم شما کارآتر خواهد بود. پروژه های
عملکرد متقابل (Cross-functional) و مبتنی بر تیم به طور فزاینده ای معمول
شده اند؛ بنابراین این نوع از بحث های صریح می تواند منجر به مشکلات کمتری
در آینده شود.درک اولویت هایتان می تواند در بحث هایی مرتبط با عملکرد شما،
کمک شایانی کند. اگر شما و سرپرست تان با اولویت های تان مخالف هستید، این
مشکلی است که باید با صراحت حل شود. منتظر بازبینی سالانه خود نباشید. این
مکالمه می تواند به شکل یک ایمیل هفتگی اتفاق بیفتد و به سادگی آنچه روی
آن کار می کنید و چگونگی تقسیم بندی زمان تان را طرح ریزی کند.
داشتن یک استراتژی ارتباطی برای اجرای اولویت ها
با روشن کردن اولویت ها و اهداف تان، لیست بایدهای شما پالایش می شود و
احساسات شما اندکی بیشتر به خودتان نزدیک خواهد شد، اکنون زمان بازگشت به
inbox تان است. پیش از اینکه به فکر بیفتید چگونه ایمیل تان را برای خودتان
مفید بسازید، چندین نکته واضح در مورد ایمیل هست که مراحل بعدی را به شما
خواهد گفت.بیشتر قدرت در یک مکالمه ایمیلی در دستان «فرستنده» است. یک
ایمیل فرستاده شده نیازمند یکسری اقدامات در بخش «گیرنده» است. واضح است که
ما نیاز به طراحی مجدد ساختار ایمیل داریم: به عنوان مثال، با توجه به
ماهیت غیرهمزمان این گونه تعامل، ایمیل واقعا شبیه یک مکالمه رودررو نیست.
همچنین ایمیل یک فرم ارتباطات طولانی مدت نیست؛ بلکه در عوض یک سیستم ارسال
اطلاعات است. و در نهایت، ایمیل قطعا بهترین انتخاب برای همه ارتباطات
روزانه نیست؛ گرچه اکثر ما این چنین با آن برخورد می کنیم. بیش از هر چیزی،
ایمیل ابزاری ارتباطی است که در اجرای استراتژی توسعه و گسترش یافته است و
ارتباطات برای اجرای نقاط وسیع تر استراتژی ضروری است.به این سناریو توجه
کنید: می خواهم با دختر 30 ساله ام تماس بگیرم و از او یک سوال بپرسم. آیا
باید برای او یک یادداشت ایمیل کنم و سوالات را در پایان آن ذکر کنم؟ اگر
من فقط یک پاسخ می خواهم، جواب این سوال منفی است. بهترین پیشنهاد من ارسال
یک پیام سریع (یا شاید یک اسنپ چت) و در صورت ندیدن این پیام احتمالا
پیگیری با یک تماس تلفنی است.
هنگام ارسال یک ایمیل مرتبط با کار، باید یک فرآیند فکری مشابه را انجام
دهید و در مورد استراتژی ارتباطات فکر کنید: مخاطب من چه کسی است؟ چه
پیامی را باید منتقل کنم؟ چه پاسخی را می خواهم؟ و چه کانالی برای رسیدن به
این مخاطب بهترین است؟ اینها همه مسائل ناپیوسته ای هستند که باید به آنها
توجه کرد؛ اما هر کدام دیگری را آگاه می سازد. پیام درستی که از طریق
کانال اشتباهی فرستاده می شود، احتمالا شما را به پاسخ موردنظرتان نخواهد
رساند و پیام اشتباه برای فرد درست به سادگی تنها هدر دادن زمان است.بیایید
در مورد هرکدام از اینها- مخاطب، پیام، پاسخ و کانال- صحبت کنیم و بگوییم
که چگونه تغییر عادات ایمیلی مرتبط با هر کدام، می تواند مدیریت زمان ما را
بهبود ببخشد.
مخاطب.پیش از توجه به هر چیز دیگر، ببینید می خواهید با چه کسی ارتباط
برقرار کنید. زمانی که این لیست را تهیه می کنید دقیق و متفکر باشید. آیا
در حال انتقال اطلاعاتی هستید که این افراد نیاز دارند تا از آنها آگاه
باشند؟ آیا مطمئن هستید که برای سوال تان به سراغ فرد
درستی رفته اید؟به ایده ارسال ایمیل های کمتر برای دریافت ایمیل های
کمتر فکر کنید. ایجاد هنجارهایی در خلال سازمان تان در مورد خطوط «to» و
«cc» در ایمیل ها، بسیار ارزشمند است.صریحا بیان کنید کسانی که در بخش cc
هستند، تنها برای اهداف اطلاعاتی دخیل شده اند و از آنها انتظار نمی رود در
بحث دیگری شرکت کنند. این کار همزمان ایمیل های ورودی را کاهش می دهد و
فشار را از روی افرادی که در بخش cc هستند برمی دارد.
پیام.یک قانون طلایی برای ایمیل ها وجود دارد: ایمیل ها را به طریقی
بنویسید که دوست دارید آنها را بخوانید. هیچ کس به یک متن طولانی به خوبی
پاسخ نمی دهد. همان طور که در مورد مخاطب خود دقت می کنید، در مورد پیام
تان و به خصوص خط موضوع آن نیز دقیق باشید. یک طراحی ایمیل داشته باشید:
مثلا پیام ها و سوالات مهمی را در شروع ایمیل بگنجانید.
کانال.زمانی وجود داشت که ایمیل ها هیجان انگیز بودند. ایمیل ها جهان
جدیدی به روی ما می گشودند و راهی تازه برای ارتباط به روی بشر باز می
کردند. Inbox چیز بدیعی بود و عبارت اینکه «شما ایمیل دریافت کرده اید»
هیجان انگیز و لذت بخش بود.اما دیگر این گونه نیست. هنگامی که توجه می کنید
که چه چیزی را در یک ایمیل بگنجانید و به چه کسی آن را ارسال کنید، این
مورد را نیز مدنظر قرار دهید: آیا اصلا باید این ایمیل را بفرستید؟یکی از
مشکلات با ایمیل این است که رضایت ناشی از ارسال دکمه «send» یک طرفه است.
فرستنده ایمیل معاف از انجام هر آیتم «بایدی» است و شاید از چرخش به سوی
وظایف ربع دوم (وظایفی که مهم هستند اما ضروری نیستند) آزاد باشد، اما
گیرنده ایمیل ناگهان با ربع اول (وظایفی که مهم و ضروری هستند) یا سوم
(وظایفی که ضروری هستند اما مهم نیستند) درگیر می شود. همان طور که پیش تر
بحث شد، این فقدان کنترل در بخش گیرنده می تواند منجر به ایجاد حس عدم
کنترل و بنابراین استرس شود.آیا فرستادن یک متن، ایجاد یک تماس سریع یا حتی
قدم زدن در شرکت برای حل یک مشکل به صورت شخصی، کارآتر نیست؟ به یاد داشته
باشید که این مبحث در مورد بهتر کردن ایمیل های شما نیست؛ بلکه در مورد
مدیریت زمان و اولویت های شماست.اگر ارتباط از طریق یک کانال متفاوت به این
معناست که شما کارآتر هستید، شاید زمان آن فرارسیده است تا در مورد کلیک
دکمه send بیشتر فکر کنید.
پاسخ دادن.در نهایت در مورد آنچه به عنوان یک پاسخ انتظار دارید، دقیق
باشید. با به خاطر داشتن این مورد در ذهن، به خصوص به عنوان یک مدیر، در
مورد نگرانی ها و اولویت های زیردستان تان آگاه باشید.گرچه شاید یک ایمیل
فوری را در آخر هفته ارسال می کنید، درحالی که از آن بیشتر به عنوان یک
یادآوری کننده برای شروع هفته استفاده می کنید، ممکن است کارمند شما تصور
کند باید به آن به سرعت پاسخ دهد. ممکن است سهوا آخر هفته آنها را خراب
کنید، رنجش و خشم را وارد این رابطه کنید و باعث شوید که هفته بعد او بسیار
بد شروع شود.تفکر استراتژیک در مورد ارتباطاتتان به شما کمک خواهد کرد تا
از زمان و اولویت هایتان به بهترین شکل استفاده کنید. با در نظر گرفتن همه
اینها، در اینجا چند راه حل کلیدی ارائه شده است.
با ملاحظه باشید.شما در حال مدیریت اولویت هایتان هستید؛ اما همکاران
نیز این کار را می کنند. پیش از اینکه ساعت 6 عصر آخر هفته یک ایمیل
بفرستید به این موضوع خوب فکر کنید.
سنجیده عمل کنید.اولویت های خود را تنظیم کنید و در نظر بگیرید که چگونه فعالیت های شما با تشخیص آنها منطبق است.
حامی باشید.نقاط استرس و حواس پرتی خود را تشخیص دهید و آنچه برای
محافظت کردن خودتان از آنها لازم است را انجام دهید. زمانی که غرق در کار
هستید، برنامه ایمیل خود را خاموش کنید. با تیم تان ارتباط برقرار کنید تا
بدانند که چه زمانی شما ایمیل ها را چک نخواهید کرد.
ما برای تخصص مان، توانایی مان برای شناسایی مشکلات و حل مشکلات «هزینه
زمانی» می دهیم و هنوز وقتی با این مشکل اساسی که چگونه روزهایمان را
مدیریت کنیم روبه رو می شویم، آشفته و مغشوش هستیم.در عصر دفاتر کار پرسرعت
و دسترسی فوری، استفاده از زمان برای تفکر در مورد فعالیت ها و پاسخ
هایمان می تواند سرانجام زمان بیشتری برای انجام بهتر وظیفه و شغل مان در
اختیار ما بگذارد و موجب شود تا خارج از محیط کار نیز شادتر و راضی تر
باشیم.
منبع : آفتاب